「ネット卒業式」、「Google Meet」 の利用方法

Diary

この記事は別で運営するサイト「tokyo2020unofficial.com」で2020年3月12日から書き始めたものを移植した記事です。

画像はクリックで拡大します。画像を閉じるときはマウスを画面左端に持っていき左クリックで閉じられます。パソコンで見ることを推奨します。左右で比較できます。

※2020年4月8日より、「Hangouts Meet」あるいは「ハングアウトMeet」から「Google Meet」に、名称が世界で統一されたようです。

※「2020年7月1日まで」から、「2020年9月30日まで」へ無料期間が延長されたようです。どこにもニュースとしてはありませんが、記載が変更されていました。正式発表ありました。
ITmedia 4月10日 : Google、Web会議サービス「Meet」のプレミアム機能無料化期間を9月末まで延長


ここからが、本題です。

2020年3月、学校の卒業式が縮小あるいは中止になってしまっているニュースを見るにつけ、なんだか忍びない思いをしています。私にできることないかなと考えていました。

GoogleのWeb会議システムを、「ネット卒業式」に利用できます。
「本来の卒業式」の雰囲気には及びません。

Googleが最上位の機能について、2020年7月1日まで無料開放するという発表がありました。※2020年9月末まで延長
試してみましたので利用方法を記載します。

「tokyo2020unofficial.com」で試したので、すべての画像でドメイン丸出しです。

高校生でも「VISAデビットカード」を持っていれば、「Google Pay」に登録し、「Google Workspace Business(G suite)の支払い」に設定すれば、2週間の「無料試用」を体験できます。休校や自粛期間に勉強がてら友達と遊んでみるのも一考の価値ありかと。

1.「ネット卒業式」、できること。

もちろん仕事でも利用できますが、「ネット卒業式」を想定しています。

  • 学校1名換算で、卒業生249名までが同時ビデオ通話可能。
  • 学校側、PC上の画面を生徒側へ共有可能、メモリアル動画配信かな。
  • 学校側、生徒側、全員でのチャット機能。
  • 学校側、生徒一人ずつの切替を可能。
  • 学校側、生徒の音声をオフ可能。
  • 生徒側、PCとスマホのどちらでも出席可能。
  • 生徒側、自分側のビデオ表示をオフ可能。
  • 生徒側、自分の音声をオン可能。

    ↓今までの卒業式でできなかったこと。
  • 生徒側、スマホ内外のカメラ切替が可能なので、親を巻き込むことが可能。
    また、逆もしかり。
  • 生徒側、録画ファイルをダウンロード可能。
  • 生徒側、チャットの記録ファイルをダウンロード可能。
  • 保護者、「ネット卒業式」の様子をビデオカメラで撮影可能。2度おいしい。

録画ファイル再生画面

チャットの記録画面


2.大まかな流れ。細かいけど。

「学校」と「保護者」の手順
  • 学校側
    学校→保護者

    「録画の同意を前提」で、「名前」、「Gmailアドレス」のセットで提供を依頼します。「Gmailアドレス」以外で試してないので。

  • 保護者側
    保護者→学校

    「録画の同意を前提」で、「生徒の名前」、「Gmailアドレス」をセットで提供します。
    「ネット卒業式が終了したら削除」する一時的な「Gmailアドレス」を作成します。

  • 学校側
    カレンダーで予定作成

    提供してもらった「生徒の名前」、「Gmailアドレス」を連絡帳に登録。
    卒業式の1時間前からの予定を作成し、メール一斉送信。

  • 保護者側
    Hangouts meet のアプリ

    「Gmailアドレス」でメール受信。
    Android、iOSなどで「Hangouts meet 」アプリをインストール。

  • 当日
    準備

    (当日より前に、すべての関係者が、「会議のリンク」をクリックすれば事前にアクセスできるかどうか確認をできます。)

    学校側、保護者側、卒業式の1時間前、通信ができているかどうかの確認。

  • 学校側
    卒業式開始

    卒業式開始時間になったら、「よーし、録画開始するぞー」の一声で、録画開始。いつも通りの卒業式を開始。

  • ネット卒業式
    学校、生徒、保護者

    学校側がメンバー切替をしながら会話をし、エア卒業証書を渡す。
    親御さんの話が長い時はミュートへ切替。

  • 式終了
    学校側で録画を停止

    録画を停止させると、数時間で「ネット卒業式の動画」と「チャットの記録」が保存されます。

  • 学校側
    保護者へメール一斉送信

    保存されたファイルを共有フォルダに移動。
    保護者側へ共有フォルダのリンク付きメールを一斉送信。

  • 保護者側
    ファイルダウンロード

    「ネット卒業式の動画」と「チャットの記録」の2つのファイルをダウンロードできます。
    生徒、保護者、先生、すべての人にとって、一生の思い出ができます。


3.学校側:事前設定

「Google Workspace Business」(G Suite) アカウントの作成

「Google Workspace Business」(G Suite for Education)

教育機関向けです。私は個人ですので、教育機関のアカウント作成はできません。教育機関のアカウント作成はこちらを参考にしてください。教育機関も無料です。

教師と生徒のためのソリューション | Google for Education
さまざまな学校や大学が、Google のソリューション、プログラム、慈善活動プランを利用して学びとイノベーションを向上させています。

私は教育機関ではなく、個人ですので下記の「Google Meet 」にアクセスします。

Google : Google Meet

これより先、画像をクリックすると拡大します。


「Google Workspace Business」無料試用開始。

「料金タブ」をクリックして、「Google Workspace Business」(G suite)無料試用開始。

私はBusinessで設定しています。ダウングレード、アップグレード、どちらも途中で切り替えできます。
「無料試用を開始」をクリック。


「ビジネス名を入力」、「自分だけ」を選択し、「次へ」


「姓」、「名」、「メールアドレス」を入力し「次へ」


「独自ドメイン」を入力し、「次へ」

私は「tokyo2020unofficial.com」を入力しています。取得されている「独自ドメイン」を入力してください。


「入力確認」をして、「次へ」

「OK」をクリックして、「次へ」

フィードバックを送信したくなければ、「いいえ」をクリックして、「次へ」


@マークの前は「任意」です。

「kocho」や「kyoto」など任意です、ちょっと紛らわしいので、おすすめは、「校長の祖母のフルネーム」ですかね。誰も知らないと思いますので良いと思います。


「ロボットではありません。」をクリックして、「次へ」


「Google Workspace Business」アカウント作成完了、「次へ」

「Google Workspace Business」(G suite)アカウント作成完了、「次へ」


「Google Workspace Business」アカウントの設定

「Google Workspace Business」(G suite)アカウントの設定、「開始」クリック。


後でユーザー追加できるので、「✔チェック」し、「次へ」


ドメインの所有権の証明をします。

「独自ドメイン」の管理サイトへログインしてください。私は、「Google Dmains」へログインします。
ログイン後、「✔チェック」し、次へ進みます。


ドメイン管理サイトへログインした画面です。

ドメインが2つあるのは、現在のドメインと、以前に試しすぎて動作しなくなったドメインの2つあるためです。


ドメイン管理サイトへログインできているので、「✔チェック」して進みます。


ドメインに新しいTXTレコードを追加します。

注意点

「ドメイン管理サイト」と「Webサーバー管理サイト」とは別物です。

このGoogleの説明書きでは、「ドメイン管理サイトでTXTレコードを追加」するという意味にとれます。私は間違えました。「メールサーバー」は「ドメイン管理サイト」ではないと気づいたので、

「Webサーバー」の「DNS設定」に進みます。


「Webサーバー」の「DNS設定」でTXTレコードを追加します。

「DNS設定」を開き、「レコードセットを追加」をクリックして設定。


「Webサーバー」の「DNS設定」でTXTレコードを設定。

2つ前の画像の、グレーで伏せている「google-site……………….」をすべてコピーして貼り付けて設定します。


TXTレコードを設定できたら、「✔チェック」して次へ進みます。


MXレコードを追加

注意点

「自分のドメインのコントロールパネルにアクセス」とありますが、先程と同様に「ドメイン管理サイト」ではなく、「Web管理サイト」です。ここでも私は間違えました。

赤枠の5行全てを、「Webサーバー」の「DNS設定」へ「MXレコード」として追加します。


「Webサーバー」の「DNS設定」へ「MXレコード」として追加した画面です。

上記画面の赤枠5行を追加した後です。


こちらは間違えて、「ドメイン管理サイト」でMXレコードを追加しようとした時です。

こちらの画面は失敗例です。


正しく、「MXレコード」を追加できたら、「✔チェック」して、次へ進みます。


「ドメインの所有権を証明してメールを設定」をクリックして進みます。


「ドメインの所有権を証明してメールを設定」は、5分程度で完了します。


私が上記「注意点」の2つで、間違えてしまった画面です。

正しく設定できていれば、ログインができるようになります。


「ドメインの所有権を証明してメールを設定」が、完了すると自動メールも送られます。


「ドメインの所有権を証明してメールを設定」が、完了し、「続行」


同意して次へ進みます。


「Google Workspace Business」(G suite)で「無料試用開始」をしたので、下記の画面です。

「開始」をクリックして、次へ進みます。


プランを確認して、「次へ」


申込内容を確認して、「次へ」


支払情報を登録します。


「Google Workspace Business」(G suite)のアカウント作成完了です。

支払情報の登録が済み「Google Workspace Business」(G suite)のアカウント作成完了です。


3.1 学校側:「Google Meet」「ドライブ」の設定

「Google Meet」「Google ドライブ」の利用設定。

「Google Workspace Business」(G suite) ログイン、「アプリ」の順にクリック。下記画面になります。

  • 「Google Meet」(旧Google ハングアウト)、「オン」を確認。
    「ネット卒業式」で録画する機能。
  • 「ドライブとドキュメント」、「オン」を確認。
    「ネット卒業式」で「録画したファイル」、「チャットの記録」の2つのファイルを共有する機能。

「Google ハングアウト」の録画設定

上記画面で「Google ハングアウト」をクリック。下記画面になります。


上記画面で「Meetの設定」をクリック。下記画面になります。

「ユーザーに会議の録画を許可します。」を「✔チェック」

注意点

この設定をしないと録画ができません。


3.2 学校側:「ネット卒業式」の予定作成、「招待メール」送信

「ネット卒業式」の予定作成と、生徒側へ「招待メール」一斉送信

日時を指定し、タイトルに「ネット卒業式」を入力。


生徒をゲストとして追加します。


生徒を追加した後、場所に学校名を入力し、「保存」


「外部のゲストを招待」をクリックし、「予定の招待メールを一斉送信」

間違えてしまったら、編集し、再度メール送信。


3.3 生徒側:保護者のスマホ、「招待メール」受信

保護者のスマホで「ネット卒業式」招待メール受信

受信メール 上部 「はい」で出席

受信メール 下部 赤枠が参加リンク


3.4 生徒側:保護者のスマホ、「Google Meet」

保護者のスマホで「Google Meet」をインストールします。

Android Google Play 画面

iOS は App Store でインストール。


許可するかどうかは、全て許可で。

アカウント選択は卒業式用で。


4.学校側:ネット卒業式 当日

「Google Workspace Business」ログイン、「カレンダー」、「ネット卒業式」の予定をクリック。

「Google Meet に参加」をクリックして参加。


右側に出席者一覧が表示されます。

学校側がクリックしてユーザー切替ができます。
また、「ユーザータブ」と「チャットタブ」で切替ができます。
生徒の名前でない場合、誰が誰だかわからないので、進みません。

学校側の「式進行部隊」と「チャット部隊」の2編成にすることが可能です。
PCでタイピングするとうるさいことが分かったので、入力はスマホで行ったほうが良いです。


右下の「縦・・・」をクリックすると、「ミーティング録画」が出てきます。開始、停止ができます。
1時間前から出席を確認している間は録画せず、式を始める段階で録画を行うことができます。
レイアウト変更もできますので、事前確認をする際に色々触ってみると良いです。


ミーティング録画をクリックすると、同意画面が出てきます。同意をクリックして録画開始。
生徒側のスマホでも録画が開始されたことが音でも画面でも通知されます。


PCのリアルタイムチャット画面です。


4.1 生徒側:ネット卒業式 出席

1時間前から出席できるように設定し、式開始時に全員の設定ができる時間の余裕を設けたほうが良いです。

「ネット卒業式」招待メールから参加

OKをタップして、出席。

出席画面

私のPCには、カメラがなく、ロゴのみです。


チャットタブに切替可能です。

実際に会えないので、寄せ書きみたいな機能としても使えます。

メッセージについて

一度退出すると見れませんが、記録ファイルには残ります。


録画開始

録画が開始されると、左上に「録画」と表示されます。

すべて一緒にしたような

  • 卒業式
  • You Tube
  • LINE
  • 2チャンネル
  • ニコニコ動画
  • スタジオアリス
  • 家族アルバム みてね

すべて一緒にしたようなことが「ネット卒業式」ではできそうです。

通常の卒業式には叶いませんが、だからこそ、関係する人みんなが楽しめる卒業式であってしほしいと思います。


4.2 学校側:ネット卒業式 終了

ミーティング録画を停止すると、Googleドライブへ保存が始まります。数時間の卒業式の録画ファイルは出来上がるまでに時間がかかると思います。翌日に確認したほうが無難なくらいだと思います。


予定終了した後、カレンダーで予定の確認をすると、ファイルが出来上がってリンクされていることが分かります。


4.3 学校側:ファイルの共有設定

「録画ファイル」と「チャット記録」ファイルの共有

「Google Workspace Business」(G suite)の画面右上、「Google Workspace Business」(G suite)の左側、ブロックマークをクリックして「Googleドライブ」を選択します。

「マイドライブ」内の「Meet Recordings」に2つのファイルが出来ます。
共有ドライブへ移動させます。移動にも時間がかかりました。数時間の録画ファイルはどのくらいの時間がかかるかわかりません。


「共有ドライブ」の設定

左袖、「共有ドライブ」をクリック、右側赤枠「共有ドライブ」右クリック。
メンバーの追加、管理を行ないます。


メンバーの管理については、生徒側を「閲覧者」。2020年3月12日時点では、「投稿者」にしないとダウンロードできませんでした。


閲覧者には2種類あり、上のファイルを「ダウンロード」できるほうで追加します。生徒保護者側がダウンロードできるようになります。今までできることのなかった「卒業式の録画」を祖父母に見てもらうことだって可能です。


「メンバー以外と共有」について、下の「メンバーのみ」を選択して、登録した保護者のみが見ることができるように設定します。


5.録画ファイルの再生画面

ファイル形式は「mp4」です。


6.チャット記録画面

2チャンネル,5チャンネル風の画面です。


7.生徒側:共有ドライブアクセス

学校側からメール受信

共有ドライブを開くとファイルが出てきます。

ファイルダウンロード

ファイル横の「縦・・・」をタップするとダウンロードできます。


ネット卒業式を行なうと

  • 男女ともに着物をレンタルしようという人が出てくる。
    着物レンタル業界は困っているはず。
  • せっかく着飾ったんだからプロカメラマンに撮ってもらいたいという人も出てくる。
    カメラマンだって困ってるはず。
  • テーブルに花を飾ろうという人も出てくる。
    装飾業界も困っているはず。
  • ネットの通信量が膨大なので、Pocket WiFi などのレンタルをする人が出てくる。
    訪日外国人が減少しているので、Wi-Fi のレンタル業界も困っているはずです。

制限がある中で、どうやったら一番楽しいことができるか、みんなで知恵を出し合うことが本来あるべき姿だと思います。


8.トラブルシューティング

「Google Workspace Business」(G suite)ログイン

Sign in - Google Accounts

ドメイン所有権の確認が失敗する

My domain verification failed - Google Workspace Admin Help
If you get an error that says your domain verification failed, it could be due to timing or how you entered the verification record. Try these fixes first Wait ...

ユーザー向けにドライブを有効または無効にする

Turn Drive on or off for users - Google Workspace Admin Help
As a GSuite administrator, you can turnGoogleDrive on or off for people in your organization. People who have Drive turned on can: Store and share files from th...

録画開始設定

Meet の録画を有効または無効にする - Google Workspace 管理者 ヘルプ
この機能は、Enterprise と GSuite Enterprise for Education でご利用いただけます。詳しくは、エディションの比較をご覧ください。 GSuite 管理者は、

9.きっかけ

コロナショックと逆オイルショック

コロナショックと逆オイルショックが同時に発生。私はニュースを眺めるだけ。色々なニュースや田村淳さんの企画などがきっかけで「ネット卒業式」を試すことにしました。自分で実際に確認しながらやってみたので、この通りやればできると思います。

3月1日

ロンドンブーツ1号2号 田村淳さん : リモート卒業式

3月15日

リモート卒業式 本編

10.さいごに

学校側から相談されている業者さんにも参考になるかもしれません。
Googleの会議システムは参考になるサイトが殆どありませんでしたので作成しました。

私は地理的な観点からこのサイトを作成しています。「Google Maps」を使い、世界中のGoogleのサーバーを利用して外国人がアクセスしやすくし、外国人にも旅行をする前から日本を楽しんでもらうことを目指して試行錯誤しています。ゆえに、Googleのサーバーを利用しているので、Googleで試してみました。

私なりの方法を記載します。一見ものすごく長い設定方法かと思われますが、理由は、誰にでも設定ができるようにするために、一つの画面でも細かく画像を掲載します。それなりに広告も掲載します。スピードが命な時期でもありますので、粗い部分もあります。


2月29日

3月1日


【コメント】 ※「メールアドレス不要」